Digitale Warenbestände
1. Stufe - Operationale Prozesse & Auswertungen
Warenbestände kennen
Seinen persönlichen Warenbestand stets und idealerweise in Echtzeit zu können erfordert ein passendes – gern auch einfaches – Warenwirtschaftssystem. Um es also umgangssprachlich mal zu sagen: Eine Liste aller Artikel mit der aktuell vorhandenen Anzahl beim Einzelhändler.
Dimensionen der Warenwirtschaft
Um den Aufwand, aber zugleich Nutzen einer Warenwirtschaft besser einordnen zu können unterscheidet man mittels 2 Dimensionen:
Horizontal und Vertikal
In jeden Fall muss sichergestellt sein, dass der Händler die Transparenz über seine Waren in einem technischen Format vorhanden hat.
Horizontal
Die Horizontale Dimension beschreibt die zusätzlichen Informationen rund um den Artikel und die Anzahl im Lager.
So kann es Sinn machen je nach Gegebenheit eines Geschäfts eine sogenannte „Lokation“ mit einzuführen. Somit lässt sich beispielsweise unterscheiden ob ein Artikel im Laden oder einen (außenliegenden) Lagerraum bzw. Zentrallager liegt. Eine Information die vor allem im Kundengespräch bezüglich Verfügbarkeit und Schnelligkeit der Auffindbarkeit sehr wichtig sein kann.
Eine weitere Option wäre – bei Betrieb von mehr als 1 Filiale – die Aufteilung des Lagerbestandes zwischen diesen Filialen.
Vertikal
Im vertikalen Bereich ist vor allem eine Kosten-Nutzen-Abwägung zu tätigen. Die vertikale Dimension beschreibt auf welches Level der Warenwirtschaft man gehen möchte.
Reicht es zu wissen wie viele Kisten eines Produktes (bspw. Schulhefte) noch vorhanden oder ist es wichtig – bei Mode beispielweise – zu wissen welche Anzahl je Größe noch verfügbar ist.
Daher lässt sich in diesem Bereich keine pauschale Aussage treffen, sondern vielmehr gilt eine einfache Faustregel: Nach was wird mich mein Kunde fragen und wie hoch sind meine Kosten, um den Artikel vorrätig zu haben? Im Modebereich erfolgt normalerweise die Frage nach einem speziellen Artikel in einer speziellen Größe; zudem sind diese Produkte im Einkauf recht teuer und werden nicht einfach in größerer Stückzahl vorgehalten.
Hier wäre also eine vertikale Tiefe bis auf Größe wichtig. Bei unserem Beispiel Schulhefte sieht das anders aus. Auf Grund der geringen Kosten und Langlebigkeit des Produktes könnte auch eine vereinfachte Warenwirtschaft auf Karton-Basis stattfinden.
Lagerhaltung optimieren
Ein weiterer Aspekt einer Warenwirtschaft ist die Optimierung der Lagerhaltung. Jeder Artikel, der im Lager liegt, benötigt Platz und bindet Kapital, das der Einzelhändler anderweitig nutzen kann. Eine Warenwirtschaft zeichnet sich daher nicht nur dadurch aus Transparenz über die aktuell vorhandenen Waren zu liefern, sondern gleichzeitig eine Optimierung des Lagerbestands zu ermöglichen. So lassen sich damit beispielsweise automatische Nachbestellungen auslösen.
Beispiel - MIT und OHNE Warenwirtschaft
Einkaufsentscheidung mit und ohne Warenwirtschaft treffen.
Ohne Warenwirtschaft
Der Einzelhändler muss sich entscheiden welche Anzahl eines Produktes er sich in sein Lager legt – nehmen wir einfach 10 einer schönen großen Outdoor-Kerze. Er belegt damit 1 Regal in seinem Lager. Eine Nachbestellung – ohne Warenwirtschaft – erfolgt jedoch erst nachdem der Einzelhändler erkannt hat, dass er „zu wenige“ in seinen Augen mehr hat. Dies kann zu 2 Problemen führen: 1. Das „zu wenige“ kommt zu spät oder die Nachbestellung wird gar vergessen und die Waren kann nicht mehr verkauft werden. 2. Die 10 Kerzen waren Zuviel und das Regal bleibt über die Wintersaison bis zum nächsten Frühjahr blockiert. Schlimmstenfalls gilt es im nächsten Jahr bereits als altes Modell und muss mit zusätzlichen Rabatten verkauft werden.
Mit Warenwirtschaft
Mit Warenwirtschaft wäre ein Ansatz keine 10 Kerzen zu bestellen, sondern vielmehr regelbasiert und automatisiert zu arbeiten. So werden eventuell zu Beginn nur 5 Kerzen bestellt und eine automatische Nachbestellung erfolgt sobald die vorhandenen Anzahl 2 ist. Hierbei stellt also die Warenwirtschaft sicher, dass zum einen nicht unnötig viele Artikel und damit Kapital im Lager liegen muss, sondern vielmehr der Platz, Kapital aber auch Verfügbarkeit für den Kunden angepasst sind.
Fazit - Warenwirtschaft
„Nur wer weiß, was er hat kann es dem Kunden auch anbieten!“ Eine Warenwirtschaft kann also wie im Beispiel gesehen nicht nur sicherstellen, dass der Händler seine Bestände im Kundengespräch kennt, sondern vielmehr auch das gebunden Kapital, die nötige Lagerfläche und die allgemeine Verfügbarkeit optimieren. Sie gilt daher auch als eine der Kernsäulen eines Einzelhändlers.